Administrateur de bureau / Office Administrator

Numinus (Montreal QC, Canada) 7 days ago

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Depuis sa fondation en 2011, Mindspace se consacre à la promotion du bien-être dans le monde en améliorant la vie des personnes de notre communauté. Nous souhaitons fournir des approches innovantes et fondées sur des preuves en matière de santé mentale, notamment par la psychothérapie individuelle et les programmes de groupe. Nous pensons que chacun peut bénéficier d'un peu plus d’aptitudes mentales, que ce soit pour traverser une crise, cultiver sa résilience ou atteindre des niveaux de performance plus élevés.


Nous avons la possibilité pour un administrateur de bureau de rejoindre notre équipe Mindspace à Montréal, sur une base horaire à temps partiel. Bien que ce rôle soit principalement administratif avec un certain soutien comptable de base, il est principalement responsable du traitement du courrier entrant, des courriels et des appels téléphoniques liés au fonctionnement quotidien des opérations cliniques de Mindspace. Il s'agit notamment d'entretenir des relations avec les fournisseurs de services clés, tels que les propriétaires, les gestionnaires d'immeubles, les fournisseurs d'outils, les institutions financières, etc.; tout en apportant un soutien d'assistant exécutif au directeur des services psychologiques et thérapeutiques, et un soutien logistique au directeur des opérations cliniques.



CE QUE VOUS FEREZ

  • Gestion du calendrier - Agir en tant que responsable du calendrier du directeur des services psychologiques et thérapeutiques afin de s'assurer que son calendrier et sa charge de travail correspondent aux priorités des professionnels de l'entreprise ; préparer des notes de synthèse sur les réunions et les événements et assurer la coordination avec les autres dirigeants.
  • Gestion des voyages - Coordonner les voyages, la logistique, les réunions et les informations générales; préparer les rapports de dépenses à soumettre après le voyage.
  • Gestion des dépenses - Préparation des rapports de dépenses réguliers au nom du directeur des services psychologiques et thérapeutiques ainsi que du rapprochement avec la comptabilité et les impôts de l'entreprise.
  • Administration générale - Soutien des tâches administratives pour les trois (3) bureaux de Montréal, telles que la préparation des documents à signer, la réponse aux appels, la gestion de la logistique des réunions et le soutien des conférences téléphoniques, la rédaction des procès-verbaux et la gestion du courrier.
  • Maintenir une image positive et professionnelle de l'entreprise dans toutes les correspondances et les interactions en personne avec les clients, les visiteurs, les fournisseurs et les membres de l'équipe de Montréal.
  • Effectuer des déplacements réguliers entre les cliniques Mindspace de Montréal pour vérifier la propreté et la sécurité des lieux, le réapprovisionnement et l'organisation des fournitures nécessaires, la collecte des chèques et des espèces à déposer.
  • Assurer les responsabilités comptables fondamentales, notamment le traitement des factures des clients, le dépôt des paiements des clients, le traitement des paiements des fournisseurs.


  • Tenir à jour, en temps voulu et de manière organisée, les dossiers des employés et les pièces justificatives des vacances et des salaires.
  • Divers projets spéciaux selon les besoins.


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Since its founding in 2011, Mindspace has been dedicated to promoting well-being in the world by improving the lives of people in our community. We focus on providing evidence-based and innovative approaches to mental health, particularly through individual psychotherapy and group programming. We believe that everyone can benefit from a little more mental fitness, whether it’s for getting through a crisis, cultivating resilience or attaining higher levels of performance.


We have an opportunity for an Office Administrator to join our Mindspace team in Montreal, on a part-time hourly basis. While this role is primarily administrative with some basic accounting support, primarily responsible for dealing with incoming mail, emails and telephone calls related to the day-to-day operation of Mindspace’s clinical operations. This includes ongoing relationships with suppliers of key services, such as landlords, building managers, tool suppliers, financial institutions, etc.; while providing executive assistant support to the Director of Psychology and Therapeutic Services, and logistical support to the Clinical Operations Manager.


WHAT YOU’LL DO


  • Schedule management - Acting as a gatekeeper to the Psychology and Therapeutic Services Director’s calendar to ensure his schedule and workload align to business priorities; preparing briefs on meetings/events and coordinating with other executives.
  • Travel management - Coordinating travel, logistics, meetings and background information; preparing expense reports to submit after travel.
  • Expense management - Preparing regular expense reports on the Psychology and Therapeutic Services Director’s behalf and reconciling with corporate accounting and taxes.
  • General administration - Supporting administrative tasks for all three (3) Montreal offices such as preparing documents for signature, answering calls, managing meeting logistics and supporting conference calls, keeping minutes and managing mail.
  • Maintain a positive and professional company image in all correspondence and in-person interactions with customers, visitors, vendors and Montreal team members.
  • Regular travel between Mindspace clinic locations in Montreal to verify the cleanliness and safety of the spaces, restocking and organization of necessary supplies, collection of cheques and cash for deposit
  • Provide foundational accounting responsibilities including processing customer invoices, depositing customer payments, processing vendor payments.
  • Maintain accurate, timely and organized employee records and supporting documents for vacation and payroll.
  • Various special projects as required.




QUI VOUS ÊTES


  • Au moins 2 ans d'expérience administrative de bureau ayant géré des bureaux allant jusqu’à 40 personnes.
  • Avoir de solides compétences en matière de service à la clientèle et de communication écrite et orale, avec un comportement professionnel et amical.
  • Solides compétences en matière de gestion du temps, d'organisation et de priorisation, avec le souci du détail.
  • Être à l'aise pour apprendre de nouveaux systèmes et logiciels en rapport avec le poste.
  • Une bonne maîtrise des suites MS Office et Google est requise.
  • Quelques connaissances en comptabilité (pas de logiciel en particulier, principes de base).
  • Capacité à travailler sans supervision et être flexible aux demandes et aux besoins des entreprises.
  • Capacité à conserver des informations confidentielles et à agir avec discrétion.
  • Maîtrise de l'anglais/français (oral et écrit).
  • Accès à un véhicule et possibilité de se déplacer entre les bureaux locaux.



Chez Numinus, nous nous engageons à favoriser un environnement de travail diversifié, inclusif et accessible. Nous accueillons et célébrons les différences parce que nous croyons qu'une multitude de perspectives favorise l'innovation et nous aidera à atteindre notre objectif ultime, qui est de fournir des résultats de la plus haute qualité aux personnes que nous servons. Notre culture est une culture d'appartenance dans laquelle chaque personne est acceptée et valorisée pour son individualité. C'est pourquoi, si vous avez besoin d'un aménagement quelconque pendant le processus de recrutement, veuillez nous en informer afin que nous puissions travailler avec vous pour répondre à vos besoins.


Nous remercions tous ceux qui prennent le temps de postuler. Toutefois, seules les personnes présélectionnées seront contactées.


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WHO YOU ARE


  • At least 2 years of office administrative experience having managed offices of up to 40 people.
  • Strong customer service and both written and verbal communication skills, with a professional and friendly demeanour.
  • Strong time management, organizational and prioritization skills, with attention to detail.
  • Comfortable learning new systems and software as they relate to the role.
  • Strong proficiency with MS Office Suite and Google Suite is required.
  • Some accounting knowledge (no software in particular, basic principles)
  • Ability to work without supervision and be flexible to requests and business needs.
  • Ability to maintain confidential information and act with discretion.
  • Fluency in both English/French (oral and written)
  • Access to a vehicle and able to travel between local offices



At Numinus, we are committed to fostering a diverse, inclusive, and accessible work environment. We welcome and celebrate differences because we believe a multitude of perspectives fosters innovation and will help us achieve our ultimate purpose of delivering the highest quality outcomes to the people we serve. Our culture is one of belonging in which each person is accepted and valued for their individuality. As such, if you require any accommodation during the recruitment process, please let us know so we can work with you to meet your needs.


We thank all of those who take the time to apply; however, only those short-listed will be contacted.



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