Einkaufssachbearbeiter (m/w/d)/ Purchasing Coordinator

Arrow (Linz, Österreich) Vor 20 Tagen veröffentlicht

Position:

Einkaufssachbearbeiter (m/w/d)/ Purchasing Coordinator

Job Description:

Das Operations Team (45 Personen an verschiedenen Standorten) spielt eine wichtige Rolle in unserer Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten. Sie sind für die Bearbeitung von Aufträgen zuständig und sind Ansprechpartner für beide Seiten: Kunden und Lieferanten.

Was werden Sie bei Arrow tun?

Als Operations Specialist/ Einkaufssachbearbeiter (m/w/d) werden Sie eine enge Verbindung mit unseren Kunden, den von uns vertretenen Lieferanten und der internen Sales-, Finance- und Logistikabteilung haben.  Sie sind für die tägliche Auftragsabwicklung von IT-Software- und -Hardware verantwortlich. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie unter Einhaltung enger Fristen arbeiten und in der Lage sind, Verantwortung zu übernehmen.

Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:

  • Bearbeitung von Kundenbestellungen und enge Zusammenarbeit mit dem Vertriebsteam, um Preise und Rabatte zu prüfen

  • Erstellen, Platzieren und Verfolgen von Bestellungen bei Lieferanten

  • Pflegen von Lieferterminen im ERP-System

  • Kontaktaufnahme mit Kunden bezüglich Rückfragen zu Bestellungen

  • Regelmäßige Aktualisierung der Prozesshandbücher

  • Unterstützen der Kreditorenbuchhaltung bei Rechnungsdiskrepanzen

  • Zusammenarbeit mit Sales und Finance zur Klärung offener Fragen bis zur finalen Berechnung des Auftrages

  • Zusammenarbeit mit den Lieferanten, um sicherzustellen, dass die Bestellungen innerhalb der Frist für die Monatsendberichte versandt und in Rechnung gestellt werden

  • Sicherstellen, dass die Aufträge und deren Fakturierung den SOX-Compliance-Anforderungen entsprechen

  • Ein gewisses Maß an Flexibilität um den Anforderungen von Kunden und Arrow zu entsprechen

Was suchen wir?

Wir suchen einen neuen Kollegen oder Kollegin mit

  • der Fähigkeit, schnell gute Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern anderer Abteilungen aufzubauen

  • mit eigenverantwortlicher, proaktiver Arbeitsweise und Spaß daran, Probleme zu lösen und neue Fähigkeiten zu erlernen

  • mit guter Eigenorganisation und Zeitmanagement

  • Erfahrung in Excel und mit Dateneingaben

  • individuellem Antrieb und starker Teamfähigkeit

  • fließenden Deutschkenntnissen, Englisch auf mittlerem Niveau

Was ist für Sie drin?

  • Vollzeitstelle: 38,5 Stunden pro Woche.

  • 1900 brutto pm mit der Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation (26.600 EUR pro Jahr, einschließlich der 13. und 14. Rate)

ENGLISH VERSION:

The team of Operations Specialists (45 people in various location) is playing an important role in our cooperation with clients and vendors. They are responsible for processing orders, and they are a point of contact for both sides: clients and vendors.

What You Will Be Doing at Arrow?

Working as the Operations Specialist you will have a close liaison between our Customers, Vendors we present & internal Sales, Finance & Logistcists department.  You will be responsible for the day-to-day order processing IT software and hardware equipment, you will be expected to work to tight deadlines and be capable of shouldering considerable responsibility. Duties will include but are not restricted to:

  • Processing/progressing customer orders and working closely with the Sales Team to check pricing and discounts, etc.

  • Create Place and Track Purchase Orders by Vendor.

  • Maintain delivery dates in the ERP system.

  • Liaise with customers regarding requirements to process their orders.

  • Update PO Process Manual by the vendor as procedures change.

  • Assist Accounts Payable with invoice discrepancies.

  • Assist Billing and Sales Departments with problem Purchase Orders until PO is processed / complete.

  • Work with Vendors to ensure PO’s are shipped and invoiced within the deadline for month-end reporting.

  • Implementing and maintaining systems as required to ensure that all processes run smoothly.

  • Ensure PO’s and invoicing of your PO’s meet SOX compliance requirements.

  • To be able to work flexible hours to meet the needs of the business.

What Are We Looking For?

We are looking for somebody with solid organizational, communication and interpersonal skills, with abilities to solve problems and multi-task in a fast-paced environment. As the Operations Specialist, you should also be familiar with Excel and have some experience with data entry.

  • German fluent, English skills on a medium level.

  • Purchasing experience.

  • Individual drive with strong team player skills.

  • Good time management skills.

  • Highly motivated, with a pro-active approach to their workload and driven by personal and team goals.

  • Able to work on own initiative, delivering high quality at pace and under pressure.

  • Intelligent, inquisitive and keen to learn new skills.

  • Confident personality and clear communication skills.

  • Driven by business results, the accuracy of work, personal contribution to the team.

  • Ability to quickly build relationships with customers, vendors and staff at all levels.

What is in it For You?

  • Full-time job.

  • Standard working hours, but due to the nature of this role flexibility will be required in order to meet the needs of the role and the business, especially at period ends.

  • The minimum salary is 1900 EUR gross/ monthly (26 600 EUR annually including 13th and 14th payment) - we are fine to pay more depending on the qualification

Our story:

Arrow Enterprise Computing Solutions (ECS), a part of Arrow Electronics, guides the development of powerful, practical, and complete IT solutions by combining technologies to address specific business needs. From cloud and data intelligence to security and IoT, Arrow brings innovative solutions to the market through intelligent channels to deliver the modern enterprise.

Arrow is an equal opportunity employer and is committed to creating a diverse working environment by providing equal employment opportunity for all qualified persons. 

Location:

AT-Linz, Austria (Freistädter Straße)

Time Type:

Full time

Job Category:

Business Support
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