Réserve de recrutement - Secrétaire accueil - niveau 2 (H/F/X)

La société

La Haute école libre mosane s’inscrit au cœur de la région liégeoise. Active dans le domaine de l’enseignement supérieur elle a comme mission la formation initiale, la recherche, la formation continuée. Comme acteur de formations, elle participe au développement de sa région dans les secteurs pédagogique, technique, social, économique et de la santé. Dans un esprit d’excellence, elle stimule et développe des pratiques pédagogiques innovantes, la créativité et l’esprit d’entreprendre.

Profil

Vous êtes chargé de l'accueil, du transfert d'informations et de l’intendance. Vous avez un rôle de soutien envers le secrétariat académique d'une section

Principales tâches et responsabilités :

• accueil téléphonique et transfert des communications
• gestion du central téléphonique et du répondeur (mise à jour des coordonnées des personnes, enregistrement des différents messages, …)
• accueil des personnes et des fournisseurs
• transmission des informations reçues
• gestion du courrier entrant (réception, tri et dispatching du courrier postal)
• gestion du courrier sortant (ordinaire et recommandé)
• gestion de la boîte électronique de l'institut
• Affichages divers (valves - borne multimédia - salle des professeurs)
• Gestion du cleffier
• Intendance du petit matériel
• Intendance des réunions
• réception des travaux/rapports de stage/TFE et dispatching au membre du personnel/service concerné
• réception et traitements des demandes d'attestations diverses
• tenue du relevé "omnium missions"
• relais vélocity
• tenue de la boîte de secours
• distribution des cartes HELMo (enseignants et étudiants)
• distributions diverses (mémentos, agenda, factures étudiants …)
• vente des cartes photocopies
• gestion des photocopies via un service extérieur
• soutien « affaires académiques » : gestion des présences – attestations – gestion des inscriptions – archivage des dossiers étudiants – gestion des copies d’examens – calcul des frais photocopies par étudiant – gestion et archivage des motifs d’absence…)

Compétences :

• capacité à utiliser les outils informatiques de base (messagerie (agendas partagés..)/word/excel) et à évoluer avec les nouvelles technologies

Aptitudes :

• ponctualité
• flexibilité/disponibilité
• souci du transfert de l'information et respect de la confidentialité
• facilité de communication/clarté d'expression
• diplomatie
• rigueur – précision – ordre
• sens de l’organisation
• capacité à travailler de manière autonome et en équipe
• maîtrise émotionnelle – gestion du stress

Conditions :

• Titre requis : CESS
• Expérience : expérience dans l'accueil souhaitée
• Brevet de secouriste (souhaité ou à acquérir)