Chef de bureau - Office Manager

Overview

English Version Follows

Sous la supervision de la Gestionnaire, Services de bureau et Soutien juridique au Canada, le ou la Chef de bureau veille au bon fonctionnement de notre plus grand bureau chez Clyde & Co Canada S.E.N.C.R.L. et joue un rôle central pour garantir des opérations fluides, efficaces et professionnelles. Dans ce rôle, vous serez chargé·e de gérer les procédures du bureau et d’apporter un soutien complet aux avocat·e·s et au personnel. De plus, vous serez responsable de la gestion des installations et des services de bureau, en veillant à ce que le bureau soit sécuritaire, bien entretenu, pleinement opérationnel et propice à la productivité. Votre engagement envers nos valeurs fondamentales, ainsi que votre capacité à maintenir un environnement de travail organisé, réactif et accueillant, contribueront de manière significative au succès et à l’efficacité globale de notre cabinet.

Reporting to the Workplace Services & Legal Support Manager, Canada, the Office Manager has oversight of our largest office at Clyde & Co Canada LLP and plays a pivotal role in ensuring the smooth, efficient, and professional operation of our office. In this role, you will manage office procedures and provide comprehensive support to lawyers and staff. Additionally, you will be responsible for facilities and workplace services management, ensuring that the office environment is safe, well-maintained, fully operational, and conducive to productivity. Your commitment to our core values and your ability to maintain an organized, responsive, and welcoming workplace will contribute significantly to the overall success and effectiveness of our firm.

This is part of a management job family and is not overtime‑eligible.

This role involves working onsite at the office 5 days per week.

Vos responsabilités

• Superviser les activités quotidiennes du bureau et servir de point de référence en ce qui concerne les demandes de renseignements générales relatives aux locaux de Montréal.
• Gérer les relations avec le propriétaire de l’immeuble et s’occuper de diverses demandes liées aux locaux, telles que les réparations, le nettoyage, l’accès, etc.
• Agir à titre d’agent de liaison auprès des fournisseurs du bureau.
• Superviser et collaborer directement avec la réceptionniste et, en l’absence de celle‑ci, répondre à la ligne principale du bureau, accueillir et assister les visiteurs.
• Superviser l’accueil des visiteurs.
• Commander et gérer les fournitures de bureau et d’accueil ainsi que le mobilier.
• Commander et gérer les fournitures de cuisine.
• S’occuper de l’aménagement de l’espace de bureau, de la disposition des places assises ainsi que de l’attribution des bureaux fermés et d’autres postes de travail.
• Veiller au respect des procédures de sécurité, de santé et d’urgence et superviser la logistique liée aux exercices d’évacuation de l’édifice.
• Participer à la mise en œuvre du Plan de continuité des activités et faire partie de l’équipe d’intervention d’urgence.
• Préparer les budgets annuels du bureau en collaboration avec la Gestionnaire, Services de bureau et Soutien juridique.
• Assurer l’entretien des imprimantes, photocopieurs et machines à affranchir.
• Communiquer les mises à jour concernant le bureau et d’autres informations pertinentes, le cas échéant.
• Travailler avec les équipes des TI et des RH pour assurer l’accueil et l’intégration des nouveaux·elles employé·e·s.
• Collaborer avec des équipes interservices, qu’il s’agisse des T.I., de l’administration, de la formation et développement, ou d’autres équipes, selon les besoins, et ce afin de faciliter le déploiement de divers projets au sein du cabinet.
• Participer à la planification et à la coordination des travaux de réaménagement du bureau.
• Tenir à jour la bibliothèque physique au bureau de Montréal.
• Fournir de l’aide en ce qui concerne l’inscription, les listes de membres et le suivi afin de s’assurer que les factures liées aux diverses associations et assurances de responsabilité professionnelle, notamment le Barreau du Québec, l’Association du Barreau canadien, la Société des plaideurs, Lawpro, le Barreau de l’Ontario, sont soumises au service de la comptabilité.
• Jouer un rôle actif dans l’organisation des événements sociaux du bureau, notamment les fêtes thématiques et de fin d’année, les dîners d’équipe, les rencontres estivales, etc.
• Gérer le rendement individuel des ressources sous sa responsabilité, notamment en tenant des rencontres de suivi régulières et des conversations de carrière.
• Assurer une intégration en douceur pour les nouvelles recrues et soutenir la gestionnaire, Services de bureau et Soutien juridique, afin d’assurer la connaissance et la compréhension des politiques, procédures et informations propres aux ressources humaines et aux clients.
• Agir à titre de guide pour permettre aux membres de l’équipe de s’épanouir selon les normes les plus élevées.
• Trouver des formations appropriées qui favoriseraient une bonne intégration et le développement personnel des membres de l’effectif, en fonction des rétroactions, des activités de gestion du rendement et de l’évaluation continue des besoins en matière de formation.
• Effectuer d’autres tâches pertinentes dictées par des besoins d’affaires nouveaux ou émergents.

Key Responsibilities

• Oversee the day-to-day operations in the office and serve as point of reference for general inquiries related to facilities in Montreal.
• Manage relations with the building landlord and handle various requests related to premises such as repairs, cleaning, and access, etc.
• Liaise and coordinate with external vendors.
• Directly supervise and work with Reception and, in the absence of the Receptionist, answer the main office line, greet and assist guests.
• Oversee visitor hospitality.
• Order and maintain office and hospitality supplies and furniture.
• Order and maintain kitchen supplies.
• Handle office space planning, seating arrangements as well as manage and coordinate desk and office bookings.
• Ensure adherence to safety, health & emergency procedures and supervise logistics around fire drills.
• Assist with Business Continuity Plan and participate on the Emergency Response Team.
• Prepare annual office budgets in collaboration with the Workplace Services & Legal Support Manager.
• Maintain printers, copiers and postage meter.
• Communicate office updates and other relevant information as applicable.
• Work with the IT and HR teams to help onboard and welcome new employees.
• Collaborate with interdepartmental teams, whether in IT, Administration, Training/Learning & Development or other as needed to facilitate the deployment of various projects at the firm.
• Participate in planning and coordination of office remodelling.
• Maintain physical library at the Montreal office.
• Provide assistance regarding registration, membership rosters and tracking to ensure invoices are submitted to accounting for various associations and professional liability insurance such as the Quebec Bar Association, Canadian Bar Association, The Advocates’ Society, Lawpro, Law Society of Ontario, etc.
• Plan and implement office social events including holiday parties, luncheons, summer events etc.
• Manage individual performance of allocated support resources including regular progress meetings and career conversations.
• Ensure the smooth induction of new starters and supporting Workplace Services & Legal Support Manager in ensuring awareness and understanding of HR department and client specific policies, procedures, and information.
• Act as a coach to develop the team to the highest standards.
• Identify appropriate training to support personal development through feedback, performance management and continued assessment of training needs.
• Perform other relevant duties and tasks in line with new or emerging business needs.

Vos compétences et votre expérience

• Études postsecondaires, diplôme d’études collégiales ou autre formation académique jugée équivalente.
• Un minimum de deux à quatre ans d’expérience préalable pertinente, idéalement acquise au sein d’un cabinet d’avocats ou dans un autre environnement de services professionnels.
• Une expérience avérée en gestion d’employé·e·s est essentielle.
• Bilinguisme (français/anglais) à l’oral et à l’écrit, à un niveau hautement fonctionnel.
• Capacité à communiquer et à interagir efficacement avec tous les niveaux organisationnels du cabinet, y compris les avocat·e·s, les associé·e·s et les divers membres du personnel administratif ainsi qu’avec les invités, les clients et les visiteurs.
• Excellent sens de l’organisation, souci du détail et rigueur dans le travail effectué.
• Tact, discrétion et capacité à exercer un bon jugement.
• Capacité à travailler au sein d’une équipe en s’impliquant directement lui-même ou elle-même, ainsi que de manière autonome avec un minimum de supervision.
• Capacité à identifier les problèmes dès leur apparition, ainsi qu’à rechercher et à présenter des solutions afin de les résoudre efficacement.
• Capacité à mener plusieurs projets de front pour respecter des délais différents et à changer rapidement de direction selon l’évolution des besoins liés au flux de travail.
• Maintenir un comportement professionnel dans des situations génératrices de stress.
• Respecter une confidentialité stricte à l’égard des projets et des communications sensibles.
• Conserver une attitude positive et dynamique.

Essential Skills & Experience

• Post-secondary education, whether Cegep diploma or other academic training deemed equivalent.
• A minimum of two to four years of relevant experience, ideally acquired in a law firm or other professional services environment.
• Experience in successfully managing employees is essential.
• Bilingualism (French/English), spoken and written, at a highly functional level.
• Ability to communicate and interact effectively with all organizational levels of the firm, including lawyers, partners and various administrative staff members as well as guests, clients, and visitors.
• Excellent organizational skills, attention to detail and thoroughness in work performed.
• Tact, discretion and ability to exercise good judgement.
• Ability to work as part of a team in a hands‑on approach as well as independently with minimal supervision.
• Ability to identify issues early on, research and present solutions in order to resolve efficiently.
• Ability to multi‑task various projects to meet differing deadlines and to change directions quickly as workflow needs change.
• Maintaining a professional demeanor in high‑pressure situations.
• Upholding a strict level of confidentiality regarding sensitive projects and communications.
• Maintain a positive, can‑do attitude.

Pourquoi se joindre à nous?

Chez Clyde & Cie, Nous Croyons à L’importance De Soutenir Votre Développement Professionnel Tout En Vous Offrant La Flexibilité Et Les Avantages Dont Vous Avez Besoin Pour Vous Épanouir. Voici Les Avantages Que Nous Offrons.

Benefits

• Hybrid Work Flexibility – Enjoy a perfect balance between remote and in‑office work for most positions.
• Generous Paid Time Off – Generous paid time off, holidays, and an annual wellbeing day.
• Comprehensive Health Benefits – Medical, dental, and vision coverage for you and the members of your family.
• Robust Disability Coverage – Comprehensive short‑term and enhanced long‑term disability plans.
• Referral Rewards – Earn generous bonuses for introducing talented colleagues to our team.
• Mentorship & Career Growth – Access strong mentorship, global training programs, and career development support.
• Engaging Culture – Participate in exciting social events, volunteer and community service initiatives, and professional development opportunities.
• Inclusive Parental Leave – Six months fully paid, for all parents regardless of gender or path to parenthood.

The Firm

When you work at Clyde & Co, you join a team of 500 partners, 2,400 lawyers, 3,200 legal professionals and 5,500 people in nearly 70 offices and associated offices worldwide. Our values are the principles that guide the decisions we make, unite us in our endeavours and strengthen our delivery, for both our clients and our firm. We work as one, excel with clients, celebrate difference and act boldly. We are committed to operating in a responsible way by progressing towards a diverse and inclusive workforce that reflects the communities and clients it serves. We are devoted to providing an environment in which everyone can realise their potential, using its legal and professional skills to support its communities. We do this through pro‑bono work, volunteering and charitable partnerships, and minimising the impact it has on the environment, including through our commitment to the SBTi Net‑Zero standard and the setting of ambitious emissions reduction targets.

Our Commitment

Clyde & Co is proud to be an equal opportunities employer. Our values encourage us to support fairness, celebrate diversity and prohibit all forms of discrimination in the workplace to allow everyone to excel at work. Therefore, we welcome and encourage all applications from suitably qualified individuals, regardless of background or identity. Learn more about our interview process.

A Note on Privacy

Please take a moment to read our privacy notice. This describes what personal information Clyde & Co (we) may hold about you, what it’s used for, how it’s obtained, your rights and how to contact us as a data subject.

Job Description Note

This is the job description as constituted at present; however, Clyde & Co reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.

#J-18808-Ljbffr